Louer ma voiture à des particuliers : Foire aux questions propriétaires (FAQ)


Vous avez envie de louer votre voiture à des particuliers, mais vous avez des questions ? On vous dit tout ici :

Inscription

Comment se passe l'inscription ?

Pour louer votre véhicule, il suffit de vous .
Si vous faites la demande d’installation d’une Box, nous vous contacterons par téléphone afin de valider avec vous l’éligibilité de votre véhicule selon sa disponibilité et sa localisation. Si le véhicule est éligible, nous conviendrons d’un RDV pour qu’un installateur équipe sans frais votre véhicule avec la Box.

Qu'est-ce que la Box Koolicar  ?

La Box est un boîtier électronique que nous installons dans votre véhicule. Ce petit boîtier facilite encore plus la location entre particuliers chez Koolicar car elle :
  • géolocalise le véhicule
  • calcule le temps de location et le nombre de kilomètres effectués

En fonction de votre souhait et de votre éligibilité, la Box peut aussi vous permettre de mettre à disposition votre véhicule en libre-service. Dans ce cas-là, vous n’avez pas à vous déplacer pour donner les clés au locataire puisqu’il ouvrira de manière sécurisée votre véhicule (uniquement si vous avez accepté sa réservation bien sûr !) avec son application mobile ou son Badge de Membre.

La voiture ne pourra pas démarrer si la Box n’a pas identifié une personne autorisée.

Faut-il payer un abonnement pour la Box  ?

Non ! La technologie est mise à votre disposition gratuitement. Elle vous permet de simplifier vos locations et de vous offrir plus de liberté !

Quels sont les critères d'éligibilité pour louer ma voiture  ?

Afin de pouvoir proposer votre véhicule celui-ci doit répondre aux critères suivants :
  • âgé de 13 ans maximum
  • entretenu avec soin (procès verbal de contrôle technique)
  • maximum de 11 CV et valeur du véhicule neuf inférieure à 50 000€
  • maximum de 160000 km au compteur

Pour s’équiper de la Box permettant le libre-service (sans échange de clé), le véhicule devra en plus répondre aux critères suivants :
  • zone géographique correspondant à un besoin des locataires
  • véhicule accessible facilement et garé à l’extérieur (pas de parking souterrain)
  • fermeture centralisée fonctionnant sur toutes les portières.

Combien coûte l'adhésion à Koolicar  ?

Votre est totalement gratuite et sans aucune obligation. Il n’y a aucun frais de location ni d’installation pour la Box. Vous avez tout à y gagner !

Dois-je souscrire une assurance particulière  ?

Non ce n’est pas nécessaire, du début à la fin de la location, vous êtes assuré(e) grâce à l'assurance mise en place par notre partenaire la MAIF. Votre Bonus est également protégé.

Dois-je faire un contrôle technique de ma voiture  ?

Vous devez vous assurer en tout temps que votre véhicule est en parfait état de fonctionnement et respecte la réglementation, notamment avec le contrôle technique mis à jour et les réparations si nécessaire. Afin de garantir notre qualité de service nous vous demandons également de veiller au bon entretien de votre véhicule (intérieur et extérieur).

À quoi me sert l’application Koolicar ?

L’application mobile Koolicar vous permet de :
  • Répondre aux demandes de locations
  • Gérer le calendrier de disponibilité de votre voiture
  • Pouvoir débuter et clôturer une location avec le locataire dans le cas des locations avec échange de clés
Vous optimisez votre réactivité et augmentez donc votre nombre de locations. L’application est donc INDISPENSABLE pour louer votre véhicule sur Koolicar avec échange de clés.

Nous travaillons au développement d’autres fonctionnalités pour vous faciliter toujours plus l’utilisation du service.

Téléchargez l’application !

Déroulement des locations

Quelles sont mes obligations en tant que propriétaire ?

Vous avez principalement 4 obligations :
  • Entretenir votre voiture régulièrement (intérieur et extérieur)
  • Vérifier et mettre à jour votre état des lieux (à compléter en ligne, imprimer et déposer dans le véhicule)
  • Vous assurer que le niveau de carburant est suffisant : si le locataire a déclaré vouloir faire une location de 6 heures ou moins, prévoyez environ 3/4 du plein. Pour des locations de plus de 6 heures, prévoyez le plein
  • Mettre à jour votre calendrier et répondre au plus vite aux demandes de location
Pour tout le reste, nous nous en occupons et restons à votre disposition !

Comment louer ma voiture ?

Vous choisissez dans votre calendrier les plages de disponibilité de votre véhicule (non disponible /disponible sur demande). Vous indiquez également l’adresse approximative où elle sera située.

Si vous êtes équipé d’une Box avec cette option, vous pouvez également mettre votre véhicule en libre-service : soit en le prévoyant dans votre calendrier, soit spontanément. Pour ce faire, accrochez vos clés sur le support aimanté de la boîte à gants. Répondez au SMS envoyé par Koolicar en indiquant le nombre d’heures disponibles. Votre véhicule sera automatiquement mis en libre-service à l’adresse détectée par Koolicar où vous êtes stationné.

Comment les conducteurs vont-ils accéder à ma voiture, dois-je leur remettre mes clés ?

Si vous avez choisi la location avec échange de clé, vous devez convenir d’un rendez-vous avec le locataire afin de lui remettre les clés. Vous démarrez et clôturez la location depuis l'application mobile Koolicar. Elle est indispensable !

Si votre véhicule est équipé d’une Box qui permet les locations sans échange de clés, une fois leur réservation acceptée, vos locataires accèdent au véhicule avec leur badge personnel ou via la KoolKey (clé virtuelle) de l'application mobile Koolicar. Les clés du véhicule se trouvent sur un support aimanté dans la boîte à gants à l'intérieur de la voiture.
Rassurez-vous, il n'y a aucun moyen pour un conducteur d'accéder à votre véhicule s'il n'a pas une réservation valide et confirmée, et il est impossible de démarrer si la Box n’authentifie pas le locataire autorisé.

Comment aurais-je accès à mon véhicule ?

Si votre mode de location se fait avec échange de clé, vous accédez à votre véhicule comme d’habitude (avec vos clés).
Si vous louez sans échanger les clés, en dehors des périodes de location, vous utilisez vos clés pour ouvrir et fermer votre véhicule. Lorsque vous mettez votre véhicule en disponibilité pour une location, vous laissez vos clés dans la boite à gants et verrouillez/dévérrouillez votre voiture avec votre Badge Koolicar.

Y-a-t-il une durée et un kilométrage maximum pour chaque réservation ?

Votre voiture peut être réservée pendant toute la plage de disponibilité que vous aurez définie. Elle peut donc être réservée pour une heure, une journée, un week-end, ... selon ce que vous choisissez.

Le locataire paye un forfait kilométrique calculé sur la durée prévue de sa location, inclus dans le tarif de la classe tarifaire à laquelle appartient votre véhicule. En cas de dépassement de ce forfait kilométrique inclus, un supplément kilométrique est appliqué. Pour plus d’informations, rendez-vous sur la page tarif.

Qui fait le plein d'essence ?

Si votre voiture est réservée pour une durée inférieure ou égale à 6h :
  • Vous devrez mettre votre voiture à disposition avec au moins ¾ du plein.
  • De son côté, votre locataire paye le carburant dans le prix de sa location, il n’aura donc pas à refaire le plein avant de vous restituer votre voiture.

Si votre voiture est réservée pour une durée supérieure à 6h :
  • Vous devrez mettre votre voiture à disposition avec le réservoir de carburant plein.
  • De son côté, votre locataire devra vous restituer la voiture avec le plein.

À quel endroit vais-je retrouver ma voiture ?

Pour une location sans échange de clés, le conducteur doit obligatoirement ramener votre voiture au point de départ. Si la place exacte n'est plus disponible, il doit garer la voiture au plus près. Si la voiture est stationnée à plus de 300m, nous n'accepterons pas la fin de la location et contacterons immédiatement le locataire pour lui demander de rapprocher la voiture.

Dans le cas d’une location en libre-service vous recevez dès son retour un SMS pour vous indiquer l'adresse à laquelle se trouve votre voiture. Pour toute particularité sur le stationnement (stationnement résidentiel, place de parking…), nous vous recommandons de laisser un petit mot au conducteur dans le véhicule et dans le descriptif prévu à cet effet sur le site.

Dans le cas d’une location avec échange de clés, vous avez rendez-vous avec le locataire pour clôturer la location.

Dois-je payer le stationnement ?

Lors de la location, le locataire est redevable du paiement de son stationnement.
Pour une location sans échange de clés, pour le retour du véhicule, il serait idéal que vous disposiez d’un abonnement résident ou une place réservée.
Si cela n’est pas possible vous concernant, le locataire prendra à sa charge les frais de stationnement jusqu’à l’heure de fin de réservation.
Ex : Le locataire a réservé votre voiture jusqu’à 17h mais retourne le véhicule à 16h30 sur une place de parking payant. Il se doit de payer 30 min de stationnement. A partir de 17h, le stationnement est à vos frais.

Comment se passe l'état des lieux du véhicule ?

Au moment de votre inscription, vous remplissez en ligne un état des lieux précis (intérieur, extérieur, équipements). Il sera disponible dans "Mon Compte". Vous devez l’imprimer et le placer dans la pochette Koolicar dans votre véhicule à destination du locataire. Si un conducteur constate un écart entre l'état du véhicule et ce qui est indiqué sur le document, il doit impérativement contacter notre service clients avant de démarrer le véhicule. Dans ce cas, nous vous contacterons, et selon votre réponse, nous autoriserons ou non la location.

Important : C'est la version électronique envoyée avec le contrat de location qui fait foi. Pensez donc à le mettre à jour à chaque modification de l'état de votre véhicule (réparation, accrochage...). Pour cela, rendez-vous dans "Mon Compte" pour modifier l’état des lieux. Pensez ensuite à l’imprimer pour remplacer la version présente dans la pochette Koolicar dans votre véhicule.

Comment déterminez-vous le tarif appliqué sur ma voiture ?

Votre voiture est automatiquement attribuée à une classe tarifaire au moment de votre inscription au service Koolicar. La calcul du tarif horaire et journalier est basé sur la valeur neuve de votre voiture.

Koolicar définit ce prix de manière juste afin que vous ne puissiez pas perdre d’argent sur une location, que le prix soit en adéquation avec les prix du marché et que votre voiture trouve des locataires heureux !

C’est pourquoi Koolicar, en qualité d’intermédiaire de confiance, est la seule plateforme de location entre particuliers à fixer elle même les prix. Nous garantissons des tarifs justes et fixes toute l’année !

Classe de tarif Location à l’heure
(durée inférieure
ou égale à 6h & 50km inclus)
Location à la journée
(durée supérieure à 6h
& 100km/j inclus)
A 7€/h 35€/jour
B 8€/h 45€/jour
C 9€/h 55€/jour
D 15€/h 85€/jour

70% du prix total de la location vous revient. Les 30% de commission Koolicar permettent de payer l’assurance et le bon fonctionnement du service (gestion technique, service client, frais de service etc.)

Comment est calculé le tarif de mes locations ?

Le prix d’une location varie en fonction de la classe tarifaire du véhicule et de la durée de la location.
Si votre voiture est louée pour une durée inférieure ou égale à 6 heures, le tarif horaire est appliqué.
Si votre voiture est louée pour une durée de plus de 6 heures, le tarif jour est appliqué.

Pour les locations de plus de 2 jours, 30% de dégressivité sont appliqués à partir du 3ème jour et pour les jours suivant.

Pour les locations de plus de 6 jours, 50% de dégressivité sont appliqués à partir du 7ème jour et pour les jours suivants.

Exemple : Votre voiture est en catégorie tarifaire A soit 7€/h ou 35€/ jour.
Un locataire loue votre voiture pour 2 heures de location et parcourt 30km. Le montant de la location sera de : 2h x 7€ = 14€. Vous toucherez 70% de ce montant soit 9,8€.
Un locataire loue votre voiture pour 8 jours et parcourt 800km. Le montant de la location sera de : 35€ x2j + (35€ x 4j)*(1-30%) + (35€x 2J)* (1-50%) = 203€. Vous toucherez 70% de ce montant soit 142,1 €
Pour plus de détails, rendez-vous sur la page tarif.


Un locataire peut-il dépasser le forfait kilométrique inclus ?

Le locataire peut dépasser le forfait kilométrique inclus. Le coût des kilomètres supplémentaires sont calculés au prix le plus juste :
  • 0,25€/km supplémentaire pour une réservation d’une durée inférieure ou égale à 6h (sauf pour la classe D : 0,50€/km supplémentaire)
  • 0,15€/km supplémentaire pour une réservation d’une durée supérieure à 6h (sauf pour la classe D : 0,40€/km supplémentaire)

Ai-je la garantie d’être payé ?

Oui, nous nous assurons que chaque location est réglée au propriétaire du véhicule. Votre solde est consultable à tout moment dans votre espace “Mon compte”. Vous décidez quand vous souhaitez effectuer le virement de votre solde sur votre compte bancaire.

A quel moment vais-je recevoir le paiement de mes locations ?

A chaque fin de location, l’argent est crédité dans votre espace personnel dans les 48h. Bien au chaud dans votre portefeuille Koolicar, vous pouvez consulter votre solde dans “mon relevé”, demander un virement vers votre compte en banque ou échanger, tout ou partie, contre un coupon d’une valeur supérieure chez un de nos partenaires.

Dois-je déclarer les revenus de mes locations ?

En fonction du montant des revenus issus de la location de vos biens (voitures, vêtements, perçeuse...), votre déclaration auprès de l'administration fiscale est différente. Vous trouverez sur le site des impôts toutes les informations concernant vos obligations fiscales et sociales.
> obligations fiscales
> obligations sociales

Les règles de la communauté

Comment puis-je avoir confiance en la personne qui va conduire mon véhicule ?

Sur la base d’un dossier d’inscription, nous vérifions l’ensemble des éléments fournis par nos conducteurs : validité de la pièce d’identité, permis de conduire, numéro de téléphone et adresse email.
Dans le cas d’un non-respect de ces conditions, l’inscrit ne peut pas devenir membre Koolicar.

Quels sont vos critères d'éligibilité pour les conducteurs ?

Nos critères sont très exigeants :
  • Etre titulaire du permis de conduire depuis au minimum 2 ans
  • N’avoir eu aucun sinistre avec circonstances aggravantes au cours des 36 derniers mois
  • N’avoir fait l’objet d’aucune résiliation de la part d’un assureur au cours des 36 derniers mois
  • Avoir eu au maximum un Evénement Assurance Responsable au cours des 5 dernières années
  • Avoir un solde minimum de 9 points sur son permis de conduire ou n’avoir eu, au cours des 12 derniers mois, aucune infraction entrainant un retrait de plus de 2 points

Peut-on fumer dans ma voiture ?

Non, notre règlement interdit de fumer dans les voitures.

Peut-on transporter un animal dans ma voiture ?

Non, notre règlement interdit le transport d'animaux dans les voitures.

Ma voiture sera-t-elle évaluée par les conducteurs ?

Suite à leur location, les conducteurs peuvent laisser un avis concernant votre voiture. Après avoir été modérés par nos équipes, ces avis sont publiés et visibles sur l’annonce de votre véhicule afin d’aider d’autres locataires dans leur choix. Les conducteurs ont également la possibilité de revenir vers Koolicar s’ils ont une réclamation concernant votre véhicule (notamment sur la propreté ou la sécurité). Dans ce cas nous reviendrons vers vous pour vous informer et comprendre les raisons de l’évaluation. En cas de plaintes à répétition, nous nous verrons obligés de supprimer votre véhicule du site.

Un locataire peut-il prolonger sa location en cours ?

Un locataire peut demander à prolonger sa location. Dans ce cas, le service client vous contacte pour vous demander votre accord.
Bien entendue la location n’est prolongée qu’avec votre accord. Cela sera alors confirmé à votre locataire sans frais supplémentaire, au tarif normal. C’est aussi ça la liberté !

Que se passe-t-il si la voiture est rendue plus tard que prévu ?

Nous appliquons des règles de pénalités en cas de retard afin de vous dédommager.
Pour une réservation d’une durée inférieure ou égale à 6h : nous restons flexibles pour les petits retards.
Si la voiture vous est rendue moins de 15 minutes après l’horaire de restitution prévu, le retard n’est pas facturé au locataire. Au delà des 15 minutes en retard, le locataire est facturé 1€ par tranche de 15 minutes.

Pour une réservation d’une durée supérieure à 6h : nous restons flexibles pour les petits retards.
Si la voiture est rendue moins de 2 heures après l’horaire de restitution prévu, le retard n’est pas facturé. Au delà, le locataire sera facturé au tarif journalier de base majoré de 15%.

Le modèle de rémunération reste le même, vous recevez 70% du montant des pénalités facturées au locataire.

Les petits imprévus

Que se passe-t-il si j’annule ma réservation ?

Un pépin de dernière minute, cela peut arriver. Mais pour adopter la Kool Attitude, il est important d'effectuer votre annulation au plus tôt en cas d’empêchement de votre part. Le service client est là pour vous aider à gérer les imprévus.

Que se passe-t-il si un locataire annule sa réservation ?

Pour une réservation d’une durée inférieure ou égale à 6h :

  • En cas d’annulation plus de 4h avant le début de la location : pas de frais, le locataire est remboursé intégralement.
  • En cas d‘annulation moins de 4h avant le début de la location : le locataire est facturé de 15 minutes.
  • En cas d’annulation après l'heure de début de la location : le locataire n’est pas remboursé, vous percevez l’ensemble du montant de la location.

Pour une réservation d’une durée supérieure à 6h :

  • En cas d’annulation plus de 48h avant le début de la location : pas de frais, le locataire est remboursé intégralement.
  • En cas d’annulation moins de 48h avant le début de la location : le locataire est facturé 50% du montant de la location.
  • En cas d’annulation moins d'une heure avant le début de la location : le locataire est facturé 80% du montant de la location.
  • En cas d’annulation après l'heure de début de la location : le locataire n’est pas remboursé, vous percevez l’ensemble du montant de la location.

Que se passe-t-il si un conducteur est impliqué dans un accident avec ma voiture ?

Les accidents sont malheureusement des choses qui arrivent. Pendant la location l’assurance MAIF couvre votre voiture et le conducteur pour les sinistres accidentels sans impacter votre bonus et sans aucune franchise pour le propriétaire. En cas d'immobilisation de votre voiture pour la réparer, un véhicule de remplacement sera fourni.

Que se passe-t-il si je retrouve ma voiture sale ?

Si vous nous le signalez, nous prendrons les mesures nécessaires auprès du conducteur concerné et appliquerons des frais de nettoyage. Le succès de notre service repose sur certaines règles fondamentales de confiance, de savoir-vivre et de respect. Cette règle de propreté du véhicule s'applique autant pour le conducteur que pour le propriétaire.

Que se passe-t-il si un conducteur reçoit une amende avec ma voiture ?

Le conducteur, pendant toute la durée de la location, est responsable des amendes et de Forfait post stationnement reçues (excès de vitesse, stationnement…).
Dans le cas où vous recevez une amende à votre domicile, vous devrez désigner le conducteur du véhicule (nom et coordonnées sur le contrat de location) et faire une contestation en ligne auprès de l'agence nationale de traitement automatisé des infractions. Le Trésor Public renverra au locataire l’amende à payer et vous ne serez plus redevable.

Professionnels : louez vos véhicules

Vous êtes un professionnel disposant d'un parc automobile ?
Vos véhicules sont disponibles, les soirs, les weekends, pendant les vacances scolaires ou sous-utilisés en journée ?
Rentabilisez en les louant simplement et sans contraintes sur Koolicar.

Des questions ?

Je suis un professionnel, puis-je louer mes véhicules sur Koolicar ?

Oui, vous pouvez maintenant proposer vos véhicules à la communauté Koolicar.
Avec Koolicar rentabilisez vos véhicules sans contraintes et découvrez l'autopartage !

Comment puis-je inscrire mes véhicules ?

Rendez-vous sur la page Professionnels : louez vos véhicules pour en savoir plus sur le service.
Un conseiller vous contactera alors pour vous accompagner dans la procédure à suivre.
Ou sinon donnez-nous vos coordonnées.

Puis-je louer mes véhicules lorsque mon entreprise est fermée ?

Bien sûr ! Koolicar installe dans vos véhicules un boitier permettant le sans échange de clés.
Les locataires accèdent aux véhicules via leurs badges RFID ou leurs smartphones.
Tout est automatisé, fini les prises de rendez-vous. Louez vos véhicules 24h/24 7j/7.

Puis-je utiliser ma propre assurance durant les locations ?

Hors location, votre assurance reste celle que vous avez actuellement.
Pendant la location sans aucun frais pour vous, l’assurance MAIF remplace automatiquement la vôtre. Les voitures bénéficient également d'un contrat d'assistance 24h/24 en cas d'incident.


Besoin d’une précision ?

Nous serons heureux de vous répondre au 01 72 86 59 00 ou à moc.racilook@tneilc.

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